Rapat Organisasi Kok Lama Banget?

 

Siapa yang disini ikut organisasi? Yap, penulispun juga ikut organisasi. Disetiap organisasi, pasti ada rapat guna membahas apa yang perlu dibahas untuk organisasi tersebut. Tapi, apakah antum semua merasakan bahwa beberapa rapat organisasi itu mulainya lama dan rapatnya kelamaan? Penulispun pernah merasakan dan mengalami hal tersebut ygy.

Nah, bisa nggak sih rapat itu jangan kelamaan? Ya memang sih proker dan kegiatan lain itu kompleks yang berakibat pada perlunya alokasi waktu yang lebih lama dari biasanya. Tapi ya jangan sampai rapatnya kelamaan ini disebabkan oleh hal-hal yang tidak diperlukan, atau bahkan subtansi dari rapat itu OOT (out of topic).

Lantas, bagaimana sih rapat itu agar menjadi lebih efektif dan efesien? Berikut yang sabi antum realisasikan guna mencapai hal tersebut:

Yang pertama adalah mulai dengan on time atau tepat waktu. Lah, emang bisa mulai tepat waktu bro? Memang hal ini merupakan hal yang sedikit sulit dilakukan. Tapi jika semakin lama rapat tersebut dimulai, maka akan semakin lama juga rapat tersebut selesai. 

Jadi, misalkan antum mau ngadain rapat pada pukul 08.00, maka pukul 08.00 harus dimulai rapatnya. Emang bisa langsung dimulai jam segitu? Kan biasanya jam segitu hanya beberapa orang saja yang baru hadir atau masih belum sepenuhnya lengkap, emang bisa? Ya sabi lah, dengan memprioritaskan dan mengapresiasi orang-orang yang datang on time. Antum bisa saja membahas apa saja dulu yang ada, dan jika rapatnya telah selesai maka tutuplah rapatnya. 

Nah, antum nanti bisa melakukan evaluasi secara personal chat atau pendekatan secara personal kepada orang-orang yang telat datang pada rapat tersebut. Atau antum juga bisa mengadakan sesi khas (khusus) tentang evaluasi karakter anggota. Antum jangan mengcollabkan antara evaluasi anggota dengan rapat yang lainnya. Mengapa demikian? Karena menegur didepan banyak orang itu bukan menasehati ataupun menegur, tapi hal tersebut ialah mempermalukan.

Yang kedua adalah, Antum bisa bikin rundown rapatnya. Beberapa orang memang hanya memberikan jam atau kapan mulai rapatnya saja, seperti mulai rapatnya pada jam 08.00-selesai. Lantas kapan selesainya atau sampai jam berapa selesainya? 

Jadi, antum bisa membuat dan menetapkan rundown untuk rapat tersebut. Misalnya, rapatnya dimulai pada pukul 08.00-11.00. Sesi pertama ialah pembahasan A dengan waktu 1 jam pembahasan, dan sesi kedua ialah pembahasan B dengan waktu yang sama atau berbeda dan seterusnya. 

Yang ketiga adalah, prepare apa yang mau dibahas atau yang ingin disampaikan before (sebelum) rapat tersebut dimulai. Ada beberapa orang yang ketika rapat itu hanya membawa kepala kosong. Padahal, kepala antum itu harus diisi before rapat dimulai. Prepare bahannya, bisa antum tulis disecarik kertas atau note hp antum yang intinya mudah dibawa kemana-mana. Atau jika antum gabut tapi kreatif, antum bisa bikin ppt untuk membawakan bahan-bahan rapat tersebut.

Jika antum mencari bahan rapat ketika rapat dimulai, maka waktu termakan banyak, dan subtansi rapat tersebut hanya diem duduk manis,  scroll tiktok, hahhuhhahhuh, planga plongo gaje, dan lain sebagainya yang membuat rapat tersebut berlangsung lama. Karena jika rapatnya kelamaan bisa menjadi problem serius diorganisasi. Jika hal ini masih saja terus terjadi, maka siap-siap aja kita akan menuju kepunahan organisasi. 

Sumber: Empiris penulis dan Tiktok:@afirido